مقدمه
رشد غير قابل پيش بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي ازجمله الکترونيک، کامپيوتر، مخابرات و ... صورت گرفته، بر جنبه هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است. همزمان با اين تغييرات، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده تر شده و به همين جهت نياز به سيستمهايي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند، افزايش چشمگيري يافته است. اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازماني Enterprise Systems (ES) معروف هستند، زمينه اي را فراهم آورده اند که مديران بتوانند در تصميم گيري هاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند.
از اوايل دهه 1990 ميلادي، ظهور نرم افزارهاي يکپارچه اي تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند. اين نرم افزارهاي بسيار قدرتمند، پيچيده و گران قيمت، سيستمهاي از پيش طراحي شده اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها  ( Customization )  توسط مشاوران پياده ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني، پياده سازي و اجرا مي شوند. در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم افزارها، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند
تعريف ERP
ERP يا Enterprise Resource Planning يک بسته نرم افزاري است که تمامي فرايندهاي اصلي تجاري در تمام صنايع را پوشش ميدهد.و آخرين راهکار تکنولوژي اطلاعات جهت تامين نيازهاي انفورماتيکي سازمانها وموسسات وبرنامه ريزي بهينه منابع آنها با نگرش توام درون وبرون سازماني مي باشد.
نرم افزار برنامه ريزي منابع شركت يا همان ERPدر واقع آن چيزي كه از نامش بر مي آيد نيست.  برنامه ريزي را فراموش كنيد - چون اين كار را  انجام نمي دهد-  منابع را نيز كه واژه اي مستعمل است به كنار مي گذاريم. هدف دگرگون ساختن روش كاري شركت است.  ماموريت اصلي ERP اين است كه  تمام زير مجموعه ها و توابع يك سازمان را در يك سيستم كامپيوتري كه مي تواند به تمام نيازهاي آنها  پاسخ دهد گردآوري كند.
طراحي نرم افزاري كه همزمان نيازهاي افراد در امور مالي ،منابع انساني و انبارداري را جوابگو باشد به هيچ وجه آسان نيست.هركدام از اين اجزا ، معمولا سيستم كامپيوتري مخصوص به خود دارند،كه هر يك با روش بخصوصي که آن بخش نياز دارد سازگار است ؛ ولي ERP همه آنها را تركيب مي كند: برنامه نرم افزاري يكپارچه، كه پايگاه داده هاي يگانه اي ايجاد مي كند كه توسط آن قسمتهاي مختلف مي توانند به سهولت اطلاعات را با هم به اشتراك بگذارند و با يكديگرارتباط بر قرار كنند. اين رويكرد مجتمع مي تواند نتايج فوق العاده اي در پي داشته باشد ؛ لازمه اين امر پياده سازي صحيح برنامه توسط شركتها است.براي مثال سفارش يك  مشتري را در نظر بگيريد.  معمولأ هنگامي كه مشتري سفارش خود را  ارائه مي دهد  سفري طولاني كه بيشتر روي  كاغذ است آغاز مي شود ، از اين قسمت به آن قسمت فرستاده مي شود ودر طي راه بارها در سيستم هاي كامپيوتري بخشهاي مختلف  ثبت  و  مجددأ  ارسال مي گردد. اين امر سبب تاخير يا گم شدن سفارشها مي شود .همچنين در سيستم كامپيوتري هر بخش احتمال رخ دادن اشتباه در ثبت وجود دارد . در اين فاصله هيچ يك از كاركنان شركت بدرستي از وضعيت سفارش در يك مرحله بخصوص  اطلاع ندارد.
 براي مثال بخش مالي سازمان نمي تواند به سيستم كامپيوتر انبار راه يابد تا بررسي كند كه آيا كالاي مورد نظر ارسال شده يا نه؟ « بايد با انبار تماس بگيريد » ترجيع بند معروفي است كه در جواب مشتري منتظر بكار برده مي شود.
ERP داراي ماژول هاي از پيش ساخته شده اي است كه برخي از بهترين فرآيندهاي اجرايي در دنيا براي هر فعاليتي را تركيب و پيشنهاد مي كند. مثلاً بخش مالي، منابع انساني، توليد و انبار ماژولهاي جداگانه خود را دارند كه وظايفشان را با استفاده از آنها انجام مي دهند. در عين حال اين قسمت ها با يكديگر در ارتباط هستند و مي توانند از اطلاعات يكديگر استفاده كنند. به عنوان مثال يك كارمند امور مالي مي تواند به درون سيستم انبار دسترسي يابد و وضعيت ارسال يا فعاليتهاي مربوط به يك سفارش خاص را مشاهده كند. اغلب عرضه كنندگان سيستم هاي ERP ماژولهاي مختلف را مستقل از يكديگر و بدون نياز به خريد و نصب كل سيستم ارائه مي كنند. در اين صورت تهيه بقيه ماژولها را مي توان به آينده موكول كرد.
نقش سيستمهاي اطلاعاتي در موسسات توليدي و صنعتي
در دهه هاي گذشته مديران واحدهاي صنعتي وتوليدي با روشهاي سنتي، عملکرد مجموعه تحت امر خود را کنترل مي نمودند . با توجه به افزايش حجم فعاليتهاوتوسعه سازمانها،استفاده از روشهاي سنتي ديگر جوابگو نيازهاي اطلاعاتي موسسات  نبوده ونيازهاي اطلاعاتي را برآورده نمي سازد. با توجه به گسترش تکنولوژي امروزه استفاده از روشها و ابزار مختلف در مديريت مدرن جايگاه خاصي دارد. کامپيوتر از جمله ابزاريست که بصورت گسترده اي جهت هدايت وکنترل عمليات وفعاليتها مورد استفاده قرار مي گيرد.
سير تکامل سيستمهاي اطلاعاتي
در  ادامه مطالب به بررسي سير تکامل سيستمهاي اطلاعاتي مي پردازيم:
-سيستمهاي Batch  در کامپيوترهاي مرکزي
اين سيستمها در زمان خود داراي قدرت زيادي بوده واطلاعات ارزنده اي در اختيار صاحبان صنايع قرارمي داد. و ازآنجا که درآن دوران رقباي بازاردرحد محدودي بود بحث به روز بودن اطلاعات مهم نبود.در اين قبيل سيستمها که امروزه نيز براي جمع آوري اطلاعات دوره اي دربعضي مراکزاستفاده مي شود اطلاعات در محيطهاي مختلف جمع آوري ميشود وهنگام استفاده از اطلاعات از آن محيط ها به يک کامپيوتر مرکزي انتقال داده شده وپردازش مي شود وگزارش مورد نظر را در اختيار کاربر قرار مي دهد. از معايب عمده اين سيستمها اين است که هيچ وقت آخرين اطلاعات در دسترس مديران نخواهد بود وهميشه به صورتBatch پردازش مي شوند . يعني بين ورودي هاي اطلاعات وخروجي آن يک خلا وجود دارد.
سيستمهاي OnLine در کامپيوترهاي سازماني(تک کاربره)
دراين سيستمها اطلاعات به صورت پراکنده در کل سازمان به صورت OnLine موجود مي باشد وتقريبا اطلاعات در اختيار همه سازمان قرار دارد .
اين سيستمها از لحاظ به روز بودن جوابگوي نياز سازمانهاي توليدي مي باشد ولي از ايرادهاي وارده به اين سيستمها مي توان بحث دسترسي همه سازمان به اطلاعات را عنوان کرد .زيرا ديگر دراين سيستمها  طبقه بندي اطلاعات وجود ندارد وهمه افراد تقريبا به همه اطلاعات دسترسي دارند البته از طريق همان کامپيوتري که برنامه برروي آن به صورت Single نصب شده است .
ايراد ديگري که به اين سيستمها مي توان گرفت اين است که از آنجا که اين سيستمها به صورت تک کاربره کار مي کنند رويه ورود اطلاعات در سازمانهاي بزرگ بسيار مشکل و طاقت فرساست زيرا مسئوليت ورود اطلاعات به عهده يک نفر واز روي يک کامپيوتر خواهد بود .
اين امر طراحان سيستمهاي اطلاعاتي را برآن داشت تا به فکر راه اندازي سيستمهاي اطلاعاتي چند کاربره بيافتند تا درآن تقسيم کارانجام گيرد.
تفکيک DATA ازبرنامه ها وراه اندازي مراکز سرويس داده
مشکلات ومسائل سيستمهاي قبلي، طراحان سيستمهاي اطلاعاتي را وادار به طراحي وساختن سيستمهايي نمود که بتوانند در سازمانها به صورت چند کاربره مورد استفاده قرارگيرند وبه طور همزمان چند کاربر از ايستگاههاي مختلف کاري بتوانند وظيفه ورود اطلاعات را انجام دهند.و از طرفي دسترسي به اطلاعات به طور طبقه بندي شده وبه صورت Online باشد.
از مشخصات بارز اين سيستمها اين است که Data برروي کامپيوتري که به عنوانDataBase Server  مي باشد قراردارد وبقيه کامپيوترهاي سازمان به عنوان ميهمان از اين کامپيوتر مرکزي استفاده مي نمايند...